	Уровень: Глоссарии:

Организационное обеспечение финансового менеджмента

Эффективное решение всех задач финансового менеджмента возможно только в том случае, когда оно осуществляется в рамках целостной организационной структуры предприятия, т. е. при наличии достаточного (но не избыточного) количества связей между организационно выделенными подразделениями предприятия. Это фундаментальное положение научного менеджмента требует:

точного определения места финансового менеджмента в общей организационной структуре предприятия;
построения рациональной организационной структуры самого финансового менеджмента.

Для обеспечения положения финансового менеджмента, соответствующего важности задач, решаемых этой подсистемой системы управления, в организационной структуре предприятия, необходимо в первую очередь объединить их в единое целое в пределах финансово-экономической службы предприятия.

Финансово-экономическая служба предприятия представляет собой организационное объединение всех подразделений предприятия, выполняющих собственно финансовые (связанные с движением денежных средств) функции, а также формирующих специальное информационное обеспечение выполнения этих функций.

Место финансово-экономической службы в организационной структуре современного предприятия определяется общей значимостью решения всего комплекса финансовых задач для его нормального функционирования: уровень именно финансовых показателей имеет главное значение для собственников (акционеров) при оценке перспектив инвестирования, для кредиторов - как ориентир целесообразности предоставления денежного и коммерческого кредита и для персонала предприятия - как основа возможности получать адекватное вознаграждение за свой труд. В связи с этим возникает необходимость выведения финансово-экономической службы на высший уровень управления и её подчинения непосредственно первому руководителю.

На рис. 5.10. приведена типичная схема управления финансово-экономической службой в крупной зарубежной корпорации. В соответствии с этой схемой на предприятии создается должность руководителя финансовой службы в ранге вице-президента по финансам, непосредственно подчиненного президенту корпорации. Такое административное положение главного финансиста предприятия исключает преобладание в его деятельности каких-либо иных (например, производственных) интересов, кроме обеспечения финансовой стабильности и финансового развития предприятия.

Рис. 5.10. Типичная схема управления финансовой деятельностью крупной зарубежной корпорации

Максимальная автономность финансовой службы позволяет её руководителю вырабатывать и приводить в действия решения без их обязательного согласования с какими-либо руководителями, кроме первого. На практике же именно эти решения, после их утверждения на более высоком уровне, определяют действия других администраторов, несмотря на то, что формально они находятся на том же уровне управления (вице-президенты), что и руководитель финансово-экономической службы.

Следует отметить, что вопреки распространенной российской практике главный бухгалтер предприятия находится в подчинении вице-президента по финансам, а не президента (в нашей терминологии чаще - генерального директора). Это представляется вполне оправданным, поскольку бухгалтерская информация и отчетность, которая раньше служила в основном целям государственного контроля за деятельностью предприятия, приобрела теперь решающее значение для обеспечения эффективности всего процесса управления предприятием. При формировании и использовании этой информации необходимо одновременно обеспечить её соответствие требованиям налоговых и контролирующих государственных органов, требованиям управления ресурсами предприятия и требованиям конфиденциальности - сохранения коммерческой тайны. Только первое требование являлось до последнего времени реальной функцией бухгалтерии, что означает необходимость руководства этим подразделением предприятия со стороны администратора, имеющего более широкий круг задач, чем главный бухгалтер.

В соответствии с приведенным определением финансово-экономической службы в общем случае в её состав должны входить:

финансовый отдел, задачей которого является рациональная организация движения денежных средств (денежных потоков) предприятия;
бухгалтерия, выполняющая функции учета движения всех и, в частности, денежных средств предприятия;
планово-экономический отдел, выполняющий функции планирования получения и расходования всех и, в частности, денежных ресурсов предприятия.

Такой состав подразделений финансово-экономической службы не является обязательным и приведен для того, чтобы связать сущность её деятельности с наиболее распространенными в российской практике организационными формами обеспечения финансовой и экономической работы на предприятиях. При проектировании финансово-экономической службы как нового структурного подразделения этот состав уточняется и конкретизируется путем функционального анализа.

Сущность функционального анализа при проектировании организационных структур заключается в построении дерева функций организации или той её части, которая является объектом проектирования. В основании дерева функций лежит главная цель предприятия (части предприятия), его ветвями являются функции (работы), которые необходимо реализовать для достижения этой цели. Ветви дерева функций последовательно образуют иерархические уровни их реализации: основная часть работ в области менеджмента имеет сложную структуру и может быть представлена в виде комплекса более частных, взаимоувязанное выполнение которых обеспечивает выполнение общей. Таким образом, в виде иерархии функций может быть представлена любая конкретная управленческая задача.

В основу построения дерева функций финансово-экономической службы, схема которого приведена на рис. 5.11, положена концепция представления финансовой деятельности предприятия в виде денежных потоков и определения соответствующих их содержанию задач (функций) финансового менеджмента (. § 5.3.1). На этой схеме - четыре функциональных иерархических уровня: главный и три обеспечивающих. Однако при функциональном анализе финансово-экономической службы конкретного предприятия их может быть выделено столько, сколько необходимо для адекватного отображения всего комплекса той части работ по управлению, которая в конкретном случае свойственна этой организационно-структурной единице; то же самое касается и состава функций. Характерной особенностью результатов функционального анализа является то, что чем ниже его уровень, тем более простыми и технически определенными являются выделенные функции. Это свойство позволяет переходить к формулированию функций в виде исполнительских задач и далее - к формированию подразделений (организационно-структурных единиц) финансово-экономической службы.

Рис.5.11. Схема дерева функций финансовой службы

Сущность процесса формирования подразделений состоит в определении набора функций-задач, которые оно будет решать в своей повседневной деятельности. Общим подходом к организации этого процесса является движение по дереву функций снизу вверх и последовательное выявление вначале тех задач, которые должен решать отдельный работник, затем - группа работников и далее - организационно выделенные подразделения. Так, например, в соответствии с нашей схемой, можно выделить учет движения основных и оборотных фондов и закрепить решение этих задач за отдельными бухгалтерами и объединить их в группу материального учета, которая, в свою очередь, составит часть крупного подразделения - бухгалтерии предприятия. Однако в связи с отмеченной выше принципиальной сложностью финансово-экономической деятельности в ряде случаев для обеспечения её эффективности необходимо использовать горизонтальное объединение функций, обеспечивающее целостность и законченность работы подразделений. Например, при формировании планово-экономического или финансового отдела целесообразно вначале объединить свойственные ему функции, а затем распределить их между исполнителями.

Произведенное таким образом распределение и объединение задач должно быть закреплено во внутренних нормативных документах предприятия: в положениях о самой финансово-экономической службе, о её подразделениях и в должностных инструкциях исполнителей. Типовое положение о финансово-экономической службе должно включать в себя следующие разделы с соответствующим содержанием:

Общие положения, где фиксируется организационная самостоятельность службы, её подчиненность и руководство, основная цель в виде состава производственных задач (например, ведение эффективной плановой, финансовой, экономической и бухгалтерской работы), а также состав нормативных документов (общих и внутренних), регламентирующих деятельность службы.
Структура службы в виде перечня подразделений, входящих в неё.
Производственные задачи службы, где перечисляются конкретно сформулированные функции:

: - методическое, информационное и организационное обеспечение разработки стратегических, тактических и оперативных планов работы предприятия и его подразделений;
- разработка экономических и финансовых разделов планов предприятия и его подразделений;
- обоснование экономической эффективности перераспределения финансовых, материальных и трудовых ресурсов предприятия;
- обеспечение эффективных финансовых отношений предприятия с партнерами, финансово-кредитными организациями и государственными органами;
- обеспечение полноты и своевременности платежей предприятия и в пользу предприятия;
- определение и реализация учетной политики предприятия;
- ведение бухгалтерского учета предприятия и своевременное, качественное составление отчетности предприятия;
- разработка Положения об оплате труда персонала предприятия;
- контроль и анализ исполнения всех видов планов предприятия и его подразделений;
- анализ финансовых результатов работы предприятия и его подразделений.

Организационные задачи службы, определяющие её взаимодействие как внутри предприятия, так и вне его; их примерный перечень:

: - организация получения от других подразделений предприятия информации, необходимой для достижения основной цели службы;
- организация передачи другим подразделениям предприятия информации, необходимой для их эффективной работы;
- организация непосредственных отношений с кредитно-финансовыми и контролирующими организациями и налоговыми органами;
- подбор, расстановка, организация обучения и повышения квалификации персонала cлужбы.

Информационно-функциональные связи службы, определяющие состав и направления информационного обмена, например,

- с генеральным директором:

предоставление информации о текущем и перспективном финансовом положении предприятия;
предоставление информации о состоянии расчетного счета предприятия и перспективах его изменения;
согласование финансовых условий договоров с заказчиками, поставщиками, покупателями и исполнителями;
согласование и утверждение финансовых планов предприятия и его подразделений;
согласование намерений о приостановлении решений руководителей подразделений предприятия;
согласование заявок на изменение финансирования подразделений предприятия;
согласование системы оплаты труда на предприятии;
согласование финансовых условий коллективного договора;

- с заместителем директора по производству:

согласование плановых показателей работы производственных подразделений;
согласование финансовых условий договоров и сделок с заказчиками;
согласование сметной документации;
получение информации об исполнении смет затрат и о финансовых и денежных ресурсах, находящихся в ведении производственных подразделений;
получение информации для своевременного начисления заработной платы^* работникам производственных подразделений;

- с главным инженером:

согласование плановых показателей работы подразделений технической подготовки производства;
получение информации об исполнении смет затрат и об экономических результатах работы подразделений технической подготовки производства;
получение информации для своевременного начисления заработной платы работникам подразделений технической подготовки производства;

- с начальником отдела снабжения:

согласование плановых показателей работы отдела;
согласование планов поставок материально-технических ресурсов и планов-графиков материального обеспечения подразделений предприятия;
передача информации об оперативных изменениях в планах производства и технического развития;
передача информации о нормах и нормативах расхода материальных ресурсов;
получение информации о движении материальных ресурсов и об их остатках на конец планового периода;
передача информации о неоплаченных счетах с указанием причин;
получение ведомости на излишние материально-технические ресурсы и неликвиды;
получение данных для взыскания с поставщиков пеней, неустоек и штрафов, а также заключений по претензиям, заявленных поставщиками;
согласование финансовых условий сделок с поставщиками и покупателями материальных ценностей;
получение информации об исполнении сметы затрат и об экономических результатах деятельности отдела;
получение информации для своевременного начисления заработной платы работникам отдела.

На основании Положения о финансово-экономической службе разрабатывают Положения о её подразделениях, которые, в свою очередь, определяют содержание должностных инструкций отдельных работников. Заметим, что в процессе разработки этих внутренних нормативных документов предприятия, так же как и при объединении функций, реализуется принцип движения по нисходящей, от общего к более частному.

При определении административных (вертикальных) внутренних связей между подразделениями финансово-экономической службы следует использовать два подхода. Для обеспечения эффективного менеджмента в ходе регулярной работы службы целесообразно применять линейную модель организационной структуры, позволяющую наилучшим образом регламентировать управление^* , зафиксировав стабильные отношения соподчиненности. В тех случаях, когда на предприятии реализуется крупный инвестиционный проект, ограниченный по времени выполнения и представляющий собой уникальную работу, необходимо встроить в общую линейную схему элемент матричной структуры, обеспечивающей необходимую гибкость управления.