|
|
|
|
|
|
||
Категории теории организации - наиболее общие и фундаментальные понятия, отражающие существенные всеобщие свойства и устойчивые отношения (связи) в процессах и структуре организации.
К числу основных категорий теории организации (организаций*) следует отнести:
Понятие и сущность организации. С появлением человека на земле сразу же возникла потребность в организации. Адам попытался наладить отношения с Евой. Вождь первого племени стал таковым благодаря организации. Первое государство возникло как определенным образом организованная система.
Организации окружают современного человека на протяжении всей его жизни. В многочисленных организациях - детских садах, школах, университетах, предприятиях, спортивных клубах - большинство людей проводит большую часть своего времени. Организации создают продукцию и услуги; определяют порядок жизни в обществе и контролируют его соблюдение; являются средством выражения наших интересов и взглядов.
Почему существуют организации? В большинстве случаев люди объединяют усилия и организуются для достижения каких-либо физических, личных или экономических преимуществ. Люди организуются под влиянием убеждения, что это есть наилучший путь для достижения их целей. При этом организация стремится к достижению не только своих формализованных целей, но и личных целей своих членов. Причем этим последним придается не меньшее значение, чем первым. Действительно, если бы организация вдруг оказалась неспособна удовлетворять цели своих работников, то она быстро бы их лишилась.
Важным также является и тот факт, что люди в процессе вступления в организацию жертвуют частью своей свободы. Они делают это с целью достижения личных и организационных целей. То есть термин "организация" представляет собой компромисс между личной независимостью и достижением цели.
Организация* составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обуславливающей существование менеджмента. Поэтому необходимо усвоить, что такое организация и почему ею нужно управлять.
Понятие организации происходит от французского слова organisation - сообщаю стройный вид, устраиваю и имеет три толкования:
Организация - это объединение совместно работающих людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения определенных общих целей.
Под организацией следует понимать предприятие, фирму, учебное заведение и т.п. трудовые формирования. При всем различии масштабов, сфер и видов деятельности различных организаций, у них существует несколько общих признаков:
Организация - сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, своя культура, свои традиции и репутация. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.
Не познав сущности организаций и не поняв закономерностей их развития, нельзя ни управлять ими, ни использовать их во благо каждого человека и в интересах всех, ни переходить в их деятельности на современные технологии. Зачем организации нужны, как создаются и развиваются, на каких принципах строятся, почему и как изменяются, какие возможности открывают, почему их участники действуют так, а не иначе, - ответы на эти вопросы призвана дать теория организации, опирающаяся на обобщение новейшего мирового опыта.
Трудно переоценить значение научного обоснования всех сторон формирования и эффективного функционирования организаций для современных условий России, когда происходят трудные и многообразные процессы радикальной смены социально-экономических систем. Новые требования к построению и поведению организаций предъявляют рыночные отношения, предпринимательская активность, переход к различным формам собственности, изменяющиеся функции и методы государственного регулирования и управления. Организации испытывают влияние нарастающих темпов и масштабов революционных изменений в технологической базе производства. Переход к эффективной организации и управлению, построенным на научных принципах, не только необходим, не только возможен, но стал главным условием успешного осуществления экономических реформ. Конкуренция продуктов и услуг стала, в сущности говоря, конкуренцией организаций, используемых форм и мастерства управления ими.
Виды организаций. Классификация организаций осуществляется по следующим признакам:
Кроме того, по критерию формализации различают формальные* и неформальные* организации. Приведенные выше определения "организации" справедливы для формальной организации.
Формальные организации имеют четко поставленные цели, формализованные правила, структуру и связи; сюда входят все организации бизнеса, государственные и международные институты и органы.
Неформальные организации - это группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. И хотя у них нет официального руководителя (назначенного или выбранного), неформальные организации очень важны и существуют во всех формальных организациях, за исключением, может быть, очень маленьких. Они работают без четко определенных целей, правил и структур; сюда относят все институты семьи, дружбы, неформальных отношений между людьми.
По отношению к прибыли организации подразделяются на коммерческие и некоммерческие. Первые преследуют в качестве основной своей цели достижение определенной прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ и оказания услуг, вторые не стремятся извлекать или распределять полученную прибыль между участниками, но могут осуществлять предпринимательскую деятельность, если это способствует достижению целей, ради которых они созданы.
По размерам организации группируются на крупные, средние и малые. К субъектам малого предпринимательства относят:
Размеры средних предприятий по критерию численности занятых определяются в интервале от 100 до 300 человек, крупных - от 300 (а в некоторых отраслях - от 500) человек и выше. Именно последним принадлежит ведущая роль в современной экономике, хотя их число относительно невелико.
В определении организации* было сказано о том, что организация всегда имеет хотя бы одну общую цель, разделяемую и признаваемую таковой всеми ее членами. Но формальное управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Организации, имеющие набор взаимосвязанных целей, являются сложными организациями.
Pис. 2.2. Классификация организаций по ряду признаков
Общие характеристики организаций. Все сложные организации являются не только группами людей, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех сложных организаций характеристики: ресурсы, зависимость от внешней среды, горизонтальное и вертикальное разделение труда, подразделения. Эти общие характеристики позволяют понять, почему, чтобы достичь успеха, организацией нужно управлять.
Ресурсы. В общих чертах цели всякой организации включают преобразование ограниченных ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией - это люди (человеческие ресурсы), деньги, материалы, технология и информация.
Зависимость от внешней среды. Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Организации полностью зависимы от внешней среды - как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатами.
Термин "внешняя среда" включает потребителей, поставщиков, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, технику и технологию, международное окружение и другие составляющие.
Горизонтальное разделение труда. Самой очевидной характеристикой организации является разделение труда. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называют горизонтальным разделением труда.
Классическим примером горизонтального разделения труда на производственном предприятии, например, является производство, маркетинг, и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирма добилась поставленных целей.
Подразделения. Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические, конкретные задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами.
Как и целая организация, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. Таким образом, по сути своей большие и сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретных целей взаимосвязанных подразделений и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно.
Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации разделяется на соответствующие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. Таким образом, в организации существует две органичные формы разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Второе, называемое вертикальным, отделяет работу по координированию действий от самих действий.
Миссия организации.* Одной из главных задач менеджмента является установление целей, ради достижения которых формируется организация как целостная система. Целевая функция начинается с установления общей цели организации, выражающей причину ее существования. Обычно она обозначается понятием "миссия". В ней детализируется статус предприятия, определяются принципы его работы, дается определение самых важных характеристик организации. Формой выражения миссии, как правило, является устав или другой аналогичный документ, в котором руководство данной организации определяет цели деятельности фирмы и доводит эти идеи до всех работающих.
Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях. Формулировка миссии организации должна содержать следующее:
Хотя миссия, несомненно, имеет чрезвычайное значение для организации, нельзя недооценивать отпечаток, накладываемый на фирму ценностями и целями высшего руководства. Высшее руководство сохраняет и соблюдает определенные ценности, которые проявляются в выборе типа управления, а также в целях организации.
Миссия образует фундамент для установления целей организации в целом, ее подразделений и функциональных подсистем (маркетинг, производство, персонал, финансы, менеджмент), каждая из которых ставит и реализует свои цели, логически вытекающие из общей цели предприятия. Цели - это конкретизация миссии организации в форме, доступной для управления процессом их реализации.
Общефирменные цели формулируются и устанавливаются на основе общей миссии организации и определенных ценностей и целей, на которые ориентируется высшее руководство. Чтобы внести истинный вклад в успех организации, цели должны обладать рядом характеристик.
Конкретные и измеримые цели. Во-первых, цели должны быть конкретными и измеримыми. Например, первичной целью некоторых фирм является удовлетворение потребностей своих сотрудников. Предполагаемые требования для достижения цели: повысить удовлетворенность своих сотрудников на 10% в год; увеличить продвижение по службе на 15% в год; снизить текучесть кадров на 10% в год. Такое конкретное заявление точно говорит людям, что, по мнению руководства, является требуемыми уровнями формирования довольных сотрудников.
Выражая свои цели в конкретных измеримых формах, руководство создаст четкую базу отсчета для последующих решений и оценки хода работы. Руководители среднего звена будут иметь ориентир для решения, следует ли направить больше усилий на обучение и воспитание работников. Также будет легче определить, насколько хорошо организация работает в направлении осуществления своих целей.
Ориентация целей по времени. Цели обычно устанавливаются на длительные или короткие временные промежутки. Долгосрочная цель имеет горизонт планирования, приблизительно равный пяти годам, иногда больше - для передовых в техническом отношении фирм. Краткосрочная цель в большинстве случаев представляет собой один из планов организации, который следует завершить в пределах года. Среднесрочные цели имеют горизонт планирования от одного года до пяти лет.
Долгосрочные цели обычно имеют весьма широкие рамки. Организация формулирует их в первую очередь. Затем вырабатывается средне- и краткосрочные цели для обеспечения долгосрочных целей. Обычно, чем ближе горизонт планирования цели, тем уже ее рамки.
Достижимые цели. Цель должна быть достижимой, чтобы служить повышению эффективности организации. Установление цели, которая превышает возможности организации из-за недостаточности ресурсов или из-за внешних факторов, может привести к катастрофическим последствиям.
Взаимно поддерживающие цели. Наконец, чтобы быть эффективными множественные цели организации должны быть взаимно поддерживающими - т.е. действия и решения, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других целей. Невозможность целей быть взаимно поддерживающими ведет к возникновению конфликта между подразделениями организации, которые отвечают за достижение установленных целей.
Наукой менеджмента не выработаны какие-либо универсальные правила, применяемые при формировании миссии. Поэтому имеется множество самых разнообразных подходов к определению миссии и к ее содержанию, отражающих оценку роли и значения организации.
Существует широкое и узкое понимание миссии. При широкой трактовке миссия рассматривается как утверждение философии и предназначения, смысла существования организации. Философия организации определяет ценности, верования и принципы, на которые организация будет ориентироваться в своей деятельности.
В случае узкого толкования миссия трактуется как утверждение, раскрывающее смысл существования организации, в котором проявляется отличие данной организации от других ей подобных.
Главным в миссии является ответ на вопрос: какова, главная цель организации? В качестве примера можно привести формулировку миссии компании "Автоваза" - как предоставление людям транспорта, доступного по цене. Область деятельности фирмы - производство транспорта, с ориентацией на широкий круг потребителей.
Миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, так как в целом она выражает устремление в будущее, показывая, на что будут направляться усилия и какие методы будут при этом приоритетными. Поэтому в миссии не принято указывать в качестве главной цели получение прибыли, так как миссия может существенно ограничить спектр рассматриваемых организационных путей и направлений развития и в конечном счете приведет к неэффективной работе.
Примеры формулировки миссии: акционерное общество, государственное предприятие - деятельность направлена на производство конкурентоспособной продукции, сохранение и развитие научно-технического потенциала общества, поддержание высокого уровня разработок, создание новых рабочих мест и культуры производства, сохранение и защита окружающей среды. Инвестиционная компания - инвестирование капитала в любую область, работающую прибыльно и имеющую потенциал дальнейшего роста.
Жизненный цикл организации. Жизненный цикл организации подобен жизни человека. И не случайно некоторые авторы при рассмотрении стадий развития организации называют такие этапы, как рождение, детство, отрочество и т.д. Как и люди, организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и либо обновляются и процветают, либо, прекращают свое существование. Немногие из них существуют бесконечно долго (например, церковь), ни одна не живет без изменений. Новые организации создаются ежедневно. В то же время каждый день сотни организаций ликвидируются навсегда. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать, насколько принятый стиль руководства соответствует этому этапу.
Широко распространенное понятие о жизненном цикле организаций позволяет видеть: существуют отчетливые этапы, через которые проходят организации, и переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными.
Жизненный цикл используется для объяснения того, как продукт (услуга) проходит через этапы рождения или формирования, роста, зрелости и упадка.
На основе проводимых исследований и обобщения накопленного опыта стадии жизненного цикла организации можно представить в следующем виде (табл. 2.2).
Т а б л и ц а 2 . 2 .
Жизненный цикл организации
| N п/п | Стадии | Характеристика |
| 1. | Рождение | Целеустремленность, способность рисковать, сплоченность и взаимодействие, преданность делу, работоспособность, новизна продукции, малые масштабы. |
| 2. | Детство | Опасный период (неудача из-за некомпетентности и неопытности руководителя). Стабилизация расходов и ассортимента продукции, рост масштабов. |
| 3. | Юность | Рост организации рывками, становление планирования, разработка бюджетов, прогнозов, увеличивается прием на работу специалистов, стабилизация управленческой структуры, повышается качество управления. |
| 4. | Зрелость | Экспансия, дифференциация, диверсификация. Самостоятельность структурных подразделений, делегирование полномочий, организация обучения, оценка эффективности. Борьба за власть, нарастание самодовольства, благодушие, темпы роста замедляются. |
| 5. | Старение | "Закупорка артерий" - бюрократическая волокита, слабая мотивация, громоздкая система контроля, закрытость новым идеям. Падение прибыли. |
| 6. | Обновление или банкротство | Новая команда руководителей, перестройка структуры (реорганизация), программа внутреннего организационного развития, обновление продукции или ликвидация организации. |
Принципы функционирования организации. Разработка проблем научного управления, развернувшаяся в начале XX столетия и сосредоточившая свое внимание на деятельности и специализации руководителя, столкнулась с необходимостью анализа построения и создания принципов функционирования организации в целом. Ответом на эту потребность практики стали работы Генри Файоля, предложившего ряд организационных принципов (правил). Он рассматривал искусство управления как выбор соответствующих (правил) принципов для данной ситуации. Файоль предложил четырнадцать принципов, хотя и утверждал, что их может быть намного больше (разделение труда, власть и ответственность, дисциплина, единоначалие и др.). Реализация принципов управления приводит организацию к успеху и наоборот (см. § 1.1.2 ).