Уровень: Основной текст Глоссарии: ... Глоссарий

Понятие и сущность организации

       В России, да и в мировой практике до сих пор нет целостной научной теории организации. Об ущербности отсутствия целостной организационной науки указывал наш современник академик А. И. Берг. Он посчитал, что из-за отсутствия целостностной организационной науки КПД самого "отсталого", ушедшего в историю производства равнялся 8% (0,08), что означает: из каждых 100кг угля, заброшенных в топку паровоза только 8кг шло на полезную тягу, остальные 92кг "улетали в трубу" (термин "улетали в трубу" стал всеобщей оценкой малоценной, низкоэффективной деятельности). КПД 4% (0,04) для общественного производства означает: если в развитие производства вложить один миллион рублей, то только 40 тысяч пойдут на пользу, а остальные 960 тысяч рублей "улетят в трубу".

       Поскольку на сегодня в мировой практике нет целостной научной теории организации, то необходимо попытаться сформулировать её предмет, элементы теории организации, обеспечивающие объективные условия их организованности и управляемости, логику структурообразующей модели теории организации.

       Возникновение таких обобщенных наук и теорий, как "всеобщая организационная наука (тектология)" А. Богданова, "общая теория систем" Л. фон Берталанфи, "кибернетика" Н. Винера и других все таки не привело к разработке единой организационной теории, основанной на знании универсальных законов организации систем. Ни одно из указанных построений не может претендовать на звание всеобщей организационной теории, так как каждое из них вскрывает лишь одну или несколько сторон организации систем.

       У Богданова А. выдвинутые им принципы организации почти все опираются на механическое (физическое) представление о сущности организации и поэтому сводятся к законам механического взаимодействия элементов. Важнейшая часть общей теории Л. Берталанфи - теории открытых систем также перенесена из физики и по существу является физической теорией, а не теорией организации систем.

       М. И. Сетров справедливо замечает, что определение "системы" через понятие "элемент" чрезвычайно абстрактно, тогда как понятие организации в высшей степени содержательно [ ]. На это обстоятельство указывает и Р. Эшби, отмечая, что большая содержательность этого понятия и затрудняет его определение[ ].

       Определение организации через взаимодействие её частей, её элементов легко объяснимо: без взаимодействия частей, элементов, нет организации.

       Даже в интуитивном понимании организации отражается момент единства целесообразности действующих частей, которые в организованном объекте выступают как структурные подразделения. Структурные подразделения являются таковыми только потому, что они реализуют относительно всей организации определенную функцию, их действие функционально и потому целесообразно.

       При этом функцию можно определить как отношение части к целому, при котором само существование или какой-либо вид проявления части обеспечивает существование или какую-либо форму проявления целого. Таким образом функциональный подход к системе отражает и целесообразность её организации.

       Методологической основой теории организации является: системный подход^*, общая теория систем и кибернетика^*. Отметим что теория организации создается в рамках основополагающих принципов системного подхода (см § 1.3.1.).

       Системный подход^* является методологией анализа и синтеза объектов природы, науки и техники, организационных и производственных систем.

       Для выдвигаемых теорией организации концепций важное признание, что понятие организации отражает структуру и свойства реальных объектов. Представляя объект проектирования или совершенствования как систему с заданными целями и желаемыми свойствами, мы формируем его возможные схемы, планы и структуры. Поэтому категория системы есть научный инструмент исследования объектов, процессов и управления ими.

       Применительно к объекту теории организации под системой понимается совокупность или комбинация взаимосвязанных элементов или частей, образующих комплексное единое целое, определенным порядком взаимодействующих для достижения заданной цели.

       Между элементами (частями) в системе устанавливаются определенные отношения, обуславливающие те или иные её свойства. Эти отношения и свойства, характеризующие взаимосвязь, упорядоченность и взаимодействие данных элементов, являются конкретным проявлением главного принципа системного подхода - целостности системы. Этот принцип отвечает основным требованиям материалистической диалектики о рассмотрении как материальных объектов, так и отражающих их процессов мышления в диалектическом единстве, взаимосвязи и динамическом взаимодействии.

       Логика структурообразующей модели теории организации. Остановимся на аспектах системного подхода, позволяющих научно обоснованно решать задачи оптимизации структуры и функционирования больших и сложных систем. Исходя из сущности понятия "система" (взаимосвязь, целостность и взаимодействие), выделяют три определяющих аспекта системного подхода: функциональный, элементный и организационный, образующих логику структурообразующей модели теории организации (рис. 2.1).

       Функциональный аспект предполагает изучение и определение функций, которые должна выполнять система и соответствующие её части. Для функциональных частей определяют состав выполняемых процессов, операций или решаемых ими задач и в итоге формируют логику функционирования системы, т.е. функциональный подход к системе отражает и целесообразность её организации.

       Элементный аспект предусматривает исследование и построение объекта как системы и установление его элементного состава, что необходимо для целенаправленного обеспечения целостности системы при её проектировании.

       Организационный аспект устанавливает структуру системы, ясную и точную цель для каждой структурной части последней и реализует задачи, предписанные функциональным назначением. Наличие структуры (организации), объединяющей элементы в единое целостное образование, определяющей правила и направленность взаимодействия элементов объекта, является необходимым условием существования системы.

       Обеспечение при создании или совершенствовании системы и её частей взаимосвязи и единства указанных трех аспектов системного подхода позволяет упорядочить и упростить организацию и управление системы, достичь целостности частей и приобретения ими качественно новых свойств. Для технического решения этих задач могут быть применены методы декомпозиции, агрегирования, создания независимой (блочной) структуры и др.

       При построении систем, процессов и их моделей требуется:

1. правильно определить цель и критерий эффективности их достижения;
2. обеспечить целостность состава элементов для достижения заданной цели;
3. установить план функционирования, определяющий порядок взаимодействия элементов для реализации функций по достижению заданной цели;
4. в зависимости от постановленной цели сформулировать состав функциональных, элементных и организационных частей с нахождением оптимального соотношения между указанными тремя составляющими подсистемами как в объекте (управляемой части), так и в субъекте управляющей части системы;
5. в реальной системе или её модели помимо целостности должен соблюдаться принцип замкнутости контура прямой и обратной связи.

       Структурно-информационная модель управляемой и управляющей части системы приведена на рис 2.1. Последовательность взаимосвязей частей на стадии проектирования новой системы (объекта) или на стадиях планирования и управления действующей системой показаны на схеме цифрами.

Рис 2.1. Структурно-информационная модель системы - встроенные регуляторы

       Возможны и другие аспекты системного подхода: интегративный, предусматривающий изучение основных факторов формирования системы и её функционирования; коммуникационный, заключающийся в рассмотрении внешних связей системы и факторов, оказывающие на неё возмущающее воздействие.

       Важно, однако, подчеркнуть, что независимо от избираемого варианта членения системного подхода к совокупности аспектов требуется подходить как к системе. В противном случае, например при абсолютизации роли одного из них, могут быть нарушены целостность и единство самого системного подхода.

       Применительно к организационному аспекту следует иметь в виду, что любая организация обычно рассматривается в двух основных аспектах: пространственном и временном. С организационной точки зрения это означает выделение в системе двух видов структуры: экстенсивной и интенсивной. "Экстенсивная структура существует (развернута) в пространстве, интенсивная - во времени. Организация^* есть единство экстенсивной и интенсивной структур, и вне этого единства она не существует. Однако можно сказать, исходя из "генетического принципа", что важнейшей и в определенном смысле "первичной" среди них является экстенсивная структура систем. Действительно, прежде чем начать изменяться во времени, т.е. проявлять динамичность, система должна возникнуть как нечто устойчивое и притом существующее в пространстве". []

       Устойчивые связи сосуществующих объектов, то есть экстенсивная структура представляет собой совокупность функциональных связей. Интенсивная структура образуется причинными, генетическими связями.

       Для описания экстенсивной структуры применяют пространственную декомпозицию, т.е. вычленяют иерархическую сеть связей элементов системы или связи её с другими системами, являющимися её "окружающей средой". Сеть устойчивых связей элементов системы отражает её внутреннюю структуру (морфологию), а связи с "окружающей средой" - внешнюю структуру. Морфологическая структура системы является трехуровневой: первый уровень образует технологическая, второй - производственная, а третий - организационная структуры. Взаимодействие элементов технологической структуры имеет силовой (энергетический) характер, производственная структура представляет собой сеть потоков предметов труда или продукции, а организационная - сеть преимущественно информационных потоков.

       Элементы теории организации и подходы к её определению. Одним из недостатков существующей теории организации является высокая степень абстрактности и потому недостаточная содержательность используемых для этих целей понятий, отсутствие переходных понятий для анализа организации конкретных систем.

       Рассмотрим принципиальные вопросы современной теории организации применительно к производственным системам (ПС).

       Организация производственных систем - это определенное количественное и качественное сочетание и соединение в пространстве и во времени её личных и вещественных элементов, обеспечивающих ей экономическую и социальную эффективность.

       Пространственное сочетание элементов производственной системы находит свое отражение в различных вариантах и формах построения структуры системы, её частей и формирующих их элементов.

       Временное сочетание и соединение всех частей и элементов ПС заключается в организации согласованных во времени действий за счет рационального решения сложного комплекса задач системы временного планирования.

       Организацию можно представить как совокупность взаимосвязанных элементов, образующих единое целое и определенным образом взаимодействующих для достижения заданной цели. Элементами организации являются:

• функциональные области деятельности организации;
• элементы производственного процесса;
• элементы управления.

       Функциональные области - основные виды деятельности, объединенные специфической целью и однородностью выполняемых взаимосвязанных задач, реализация которых необходима для достижения целей организации.

       Функциональные области^* выступают в качестве объектов менеджмента и определяют их структуру. Типичными функциональными областями являются: маркетинг; производство; НИОКР; финансы; персонал^*.

Т а б л и ц а 2 . 1 .

Примеры основных целей функциональных областей организации

       Основными элементами производственного процесса являются: предметы труда, средства труда и сам труд.

       В качестве основных элементов управления выделяются:

• функции управления;
• структура управления^*.

       Определяющие признаки больших и сложных систем. С позиций системных концепций объект нашего изучения - социальные организационные и производственные системы, относятся к разряду больших и сложных систем второго ранга, входящих в состав более широкой системы первого ранга - общества.

       Характерными признаками рассматриваемых нами больших и сложных систем являются:

1. Участие в системе коллектива людей, механизмов, природной среды и воздействующих на систему возмущающих отклонений;
2. Наличие выделяемых частей или подсистем, имеющих содержательный характер деятельности соответственно многоцелевому аспекту функционирования систем;
3. Наличие цели функционирования и критерия эффективности достижения цели системой в целом, а также возможность оценивать эффективность функционирования системы в зависимости от движения каждой её части;
4. Наличие цели функционирования и критерия цели для каждой части, соподчиненность целей и критериев подсистем общественным целям и критерия (в соотношении как часть к целому), а так же возможность оценивать эффективность функционирования подсистем в зависимости от приложенных к ним управляющих воздействий;
5. Иерархическая структура управления^* с вертикальными (внешними) и горизонтальными (внутренними) связями между частями, соответственно сочетающая принципы централизованного и децентрализованного управления;
6. Наличие достаточного разнообразия и большого числа внутренних связей у каждой подсистемы между её элементами и минимально необходимых внешних связей между частями;
7. Циркуляция в системе больших материальных, трудовых и информационных потоков, а отсюда - необходимость организации разветвленной информационной сети, обеспечивающей рациональное функционирование системы.

       Отметим, что второй, третий и четвертый признаки характеризуют сложность, а все другие - масштабность (размерность) системы.

       Указанные признаки больших и сложных систем должны обязательно учитываться при формировании и построении вновь создаваемых производственных и организационных систем и их подразделений (частей), а также выступать в качестве критериев при анализе правильности построения и функционирования действующих систем.

       Изучение теории организации призвано качественно изменить подход к организациям, к пониманию и регулированию протекающих в них процессов и в конечном счете - их адаптации к условиям рыночных отношений.

       Приступая к всестороннему изучению организаций, необходимо отдавать себе отчет в том, что существуют коренные различия в трактовке самого термина "организация".

       Понятие "организация" имеет три разных толкования: как объект (структура), как процесс и как свойство^*.

       Организация как объект управления, т. е. понятие "организация" означает объединение совместно работающих людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения определенных общих целей. В этом случае организация отождествляется с понятием структуры, т. е. составом системы и её различных иерархий.

       Организация определяется как процесс или деятельность организатора, менеджера, т. е. организация рассматривается как одна из функций управления, направленная на приобретение объектом новых свойств и характеристик.

       Организация трактуется как свойство системы - характеризующее степень упорядоченности или организованности (порядка) системы, например, степень упорядоченности движения материальных производственных потоков в пространстве и во времени или степень упорядоченности отношений между людьми.

       Рассмотрим понятие организации как объекта управления. Именно такое понимание и положено в основу всего комплекса знаний о теории организаций как научной дисциплины.

       Организация организации - вот что представляет собой теория организации.

       Организация как объект обладает упорядоченной внутренней структурой. В ней сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения. Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития. Она самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла.

       Традиционно организация рассматривается как средство для достижения целей и задач системы.

       Разумеется, такой сложный организм, каким является современная организация, не может быть понят, описан и всесторонне изучен только с позиций его формальной структуры и разложения на отдельные части.

       Другой плодотворный подход - рассматривать организацию как механизм нейтрализации сил, подрывающих сотрудничество персонала. В этом смысле организация минимизирует конфликт^* и уменьшает значение индивидуального поведения, отклоняющегося от ценностей, которые организация установила как заслуживающие внимания. Далее организация повышает стабильность в человеческих отношениях, уменьшая их неуверенность относительно характера системы и человеческих ролей, ей соответствующих. В связи с этим организация повышает предсказуемость действий людей, потому что она ограничивает число поведенческих альтернатив, доступных индивидууму. Как указывает Прейстхус (R. V. Presthus): "Организация определяется как система структурных межличностных отношений: Индивидуумы дифференцированы по авторитету^*, статусу и роли, так что в итоге профессиональное взаимодействие предписано: Ожидаемые реакции происходят, в то время как неоднозначность и спонтанность уменьшаются".

       В дополнение ко всему этому, организация имеет встроенные гарантии. Помимо предписания допустимых форм поведения для тех, кто соглашается принять их, организация также способна уравновесить влияние действий людей, если они превышают установленные нормы (модели поведения).

       Таким образом, наряду со структурным подходом, отражающим преимущественно статику организации, ключевое значение имеет поведенческий угол зрения, нацеленный на выявление динамики организации, ставящий в центр исследований человека, систему отношений между людьми, их компетентность, способности, мотивации к труду и к достижению установленных целей. Людей побуждают объединяться в организации и взаимодействовать в их рамках физические и биологические ограничения, свойственные каждому человеку в отдельности, и цели, достижение которых требует коллективных усилий. Дополняя друг друга, люди складывают свои способности и влияют на поведение организации в целом в интересах повышения её эффективности. Таким образом, основополагающая задача теории организации - изучение влияния индивидуумов и групп людей на функционирование организации и происходящие в ней изменения, на обеспечение эффективной целенаправленной деятельности и получение необходимых результатов.

       В условиях бизнеса теория организации приобретает особую актуальность и значимость. Бизнес нуждается в системе связей между функциями; требует стабильности, непрерывности и предсказуемости в действиях внутри системы и внешних контактах.

       Очевидно, что бизнес также нуждается в гармоничных отношениях между людьми в процессе их взаимодействия. Другими словами, деловая организация должна быть относительно свободна от разрушительных тенденций, которые могут быть вызваны расходящимися интересами (потребностями). Фундаментом для удовлетворения этих потребностей служит наука управления. Главный элемент этой науки - теория организации, которая обеспечивает основания для управленческих действий в ряде значительных областей бизнеса.