Уровень: Основной текст Глоссарии: ... Глоссарий

Контроль

       Контроль можно определить как процесс, обеспечивающий эффективное достижение цели организации. В функцию контроля входят учет (сбор, обработка) и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ их причин; разработка мероприятий для достижения поставленных целей. Появление отклонений в деятельности организации от плана может потребовать срочных решений, что осуществляется через рассмотренную функцию координации и регулирования.

       Таким образом, место и значение контроля определяются тем, что он является способом организации обратных связей, благодаря которым орган управления получает информацию о ходе выполнения его решения.

       Контроль позволяет видеть всю действительную картину состояния производства. И потому от его эффективности в конечном счете зависит качество принимаемых решений и своевременное их выполнение.

       Прежде всего выделим два типа контроля - стратегический (или управленческий) и тактический (или административный).

       Стратегический, или управленческий, контроль направлен на решение стратегических задач и тесно связан, естественно, со стратегическим планированием^* и управлением.^*

       Тактический, или административный, контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ, планов.

       Выделяют также предварительный, текущий и заключительный контроль в организациях.

       В литературе существует целый ряд подходов к выделению форм контроля. Так, например, выделяют четыре формы: контроль финансовых ресурсов, контроль материальных ресурсов, контроль человеческих ресурсов и контроль информационных ресурсов.

       Некоторые авторы выделяют следующие формы контроля: производственный контроль: управление запасами, контроль качества, финансовый контроль[ ].

       Кроме того, выделяют и такие виды контроля, как финансовый, качества продукции, ценообразования, административный (текущий) [ ]. Здесь присутствуют как функциональный, так и ресурсный подходы. Естественно, каждая методика при определенном подходе правомерна, но, на наш взгляд, они страдают некоторой узостью, однобокостью. Поэтому наряду с вышеуказанными типами контроля следует выделить следующие формы контроля: финансовый, производственный, маркетинговый и контроль качества продукции.

       Финансовый контроль является основой общего управленческого контроля и осуществляется на основе получения от каждого подразделения финансовой отчетности по стандартным формам. Финансовый контроль охватывает все аспекты жизнедеятельности организации - производство, маркетинг и непосредственно самоуправление. Он включает в себя бюджеты, анализ рентабельных и анализ относительных показателей и отдачу инвестиций.

       Производственный контроль включает в себя шесть функций:

1. Маршрутизация, то есть последовательность операций.
2. Нагрузка, то есть распределение работ.
3. Производственные графики, определяющие время, когда должна производиться каждая операция.
4. Предварительная оценка стоимости выполнения работы.
5. Диспетчирование - процесс текущего упорядочения работы.
6. Отправка, завершающаяся деятельность, в которой проверяется выполнены ли планы.

       Маркетинговый контроль базируется на:

• анализе возможностей сбыта;
• анализе доли рынка;
• анализе соотношения между затратами на маркетинг и сбытом;
• наблюдении за отношением клиентов.

       Контроль качества, включая новизну, технический уровень, отсутствие дефектов при исполнении, надежность в эксплуатации, является одним из важнейших критериев конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций на рынке.

       Процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, может быть сведен к трем этапам:

1. Установление норм (стандартов).
2. Измерение соответствия выполнения этим нормам.
3. Коррекция отклонения от норм и планов.

       Более подробно этот процесс представлен на рис. 3.15.

Рис. 3. 15. Контур обратной связи управленческого контроля.

       Система контроля организации, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду требований[ ].

1. Контроль должен быть всеобъемлющим. Он не является прерогативой какого-то отдельного менеджера^*. Каждый менеджер должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если этого ему не поручали.
2. Контроль не может быть ни целенаправленным, ни нейтральным. Главным в контроле является вопрос, что, а не как контролировать. Он должен быть операционным.
3. Контроль следует сосредоточить на результатах. Контролировать можно лишь измеряемые явления. Контроль должен быть экономичным. Суммарные затраты на него не должны превышать достигаемых с его помощью результатов. Чем меньше требуется контроля, тем эффективней он является.
4. Система контроля должна быть простой. Избыточная сложность создает беспорядок.
5. Контроль должен быть непрерывным во времени.

       В соответствии с указанными требованиями получила развитие система контроля, которая имеет название "Контроллинг". Суть этой системы, как и маркетинга, заключается в умении мыслить с позиций клиента. Контроллинг как целостная система ориентирована на выявление всех шансов и рисков организации как внешнего, так и внутреннего характера, которые связаны с достижением стратегической цели.

       Рассмотрев современную систему организации управления внешнюю и внутреннюю среду организации и функции менеджмента^*, можно сделать выводы о том, что же представляет собой отличный менеджмент. Обследовав 62 компании, известные отличным менеджментом, были найдены восемь признаков, которые присутствовали в каждом случае [ ].

1. Склонность к действию. В отлично управляемых компаниях особое внимание придают действию. Они составляют планы, но не такие, которые способны их уничтожить. Например, Проктер и Гэмбл перечень новых продуктов ограничивают только одной страницей.
2. Простые структуры и небольшая численность. Хотя все компании, которые изучались, были большими, их подразделения были организованы по принципу "чем меньше, тем лучше".
3. Близость к потребителю. В некоторых фирмах забота о потребителях граничит с фанатизмом.
4. Производительность через людей. Компании признают, что люди (не оборудование и технология) - вот ключ к производительности.
5. Автономия, поощряющая предпринимательство. Хорошо управляемые компании заинтересованы в том, чтобы не только высшие эшелоны управления искали удачные возможности. Менеджеры^* отдельных подразделений свободны в развитии таких возможностей.
6. Упор на основные ценности бизнеса. Стратегия^* каждой компании ориентирована на основную ценность, которая соответствует стилю бизнеса компании: сервисное обслуживание (у ИБМ), идеи и производительность. Эта установка пронизывает компанию на всех уровнях.
7. Делать то, что знаешь лучше всего. Никогда не занимайтесь тем бизнесом, в котором вы не знаете, что делать.
8. Одновременно мягкий и жесткий контроль. Хорошо управляемые фирмы выбирают несколько ключевых параметров и жестко их контролируют, разрешая гибкость в других местах. Попытка контролировать слишком много параметров сразу ведет к развалу.

       Хотя при анализе фирмы сосредоточились на больших компаниях, но эти восемь пунктов применимы и к малым фирмам.

       Эти основные правила будут служить как руководителю мелкой фирмы, так и президенту крупной корпорации.